До уваги учасників судових справ! Актуально про використання ЕЦП

У судовому процесі дедалі більше застосовується електронний документообіг, до апеляційного суду надходять від учасників справ заяви, скарги, клопотання, звернення, інші документи в електронній формі, що загалом є позитивним, прискорює вирішення процесуальних питань, розгляд справ тощо.

Подання до апеляційного суду документів із використанням підсистем «Електронний суд» і «Електронний кабінет» забезпечує ідентифікацію ініціатора відповідного звернення та підписання документів електронним цифровим підписом (ЕЦП).

Водночас документи надходять до суду і поза вказаними підсистемами, з використанням електронної пошти та різноманітних поштових клієнтів, при цьому, не всі учасники процесу виконують вимоги щодо підписання поданих в електронній формі документів ЕЦП.

Апеляційний суд вже наголошував на тому, що  документи в електронній формі, не підписані кваліфікованим електронним підписом (КЕП), розглядатимуться як не підписані ініціаторами звернень і подані особами, які належним чином не ідентифіковані.

Законом України «Про електронний документообіг» передбачено, що:

електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа (ст. 5 ч. 1);

для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис; накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа (ст. 6 ч.ч. 1, 2);

оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги»; у разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа (ст. 7 ч.ч. 1, 2).

За приписами Закону України «Про електронні довірчі послуги»:

кваліфікований електронний підпис (КЕП) – удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа (ст. 1 ч. 1 п. 23);

кваліфікований сертифікат відкритого ключа - сертифікат відкритого ключа, який видається кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг, засвідчувальним центром або центральним засвідчувальним органом і відповідає вимогам цього Закону (ст. 1 ч. 1 п. 25);

електронна взаємодія фізичних та юридичних осіб, яка потребує відправлення, отримання, використання та постійного зберігання за участю третіх осіб електронних даних, аналоги яких на паперових носіях повинні містити власноручний підпис відповідно до законодавства, … повинна здійснюватися з використанням кваліфікованих електронних довірчих послуг (ст. 17 ч. 2);

кваліфікований електронний підпис … вважається таким, що пройшов перевірку та отримав підтвердження, якщо:

перевірку кваліфікованого електронного підпису проведено засобом кваліфікованого електронного підпису;

перевіркою встановлено, що відповідно до вимог цього Закону на момент створення кваліфікованого електронного підпису був чинним кваліфікований сертифікат електронного підпису підписувача;

за допомогою кваліфікованого сертифіката електронного підпису здійснено ідентифікацію підписувача;

під час перевірки за допомогою кваліфікованого сертифіката електронного підпису отримано підтвердження того, що особистий ключ, який належить підписувачу, зберігається в засобі кваліфікованого електронного підпису;

під час перевірки підтверджено цілісність електронних даних в електронній формі, з якими пов'язаний цей кваліфікований електронний підпис … (ст. 18 ч. 2);

кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису (ст. 18 ч. 4).

Ініціаторам звернень слід враховувати ці та інші вимоги законодавства у сфері електронного документообігу та подаючи до суду документи в електронній формі забезпечувати підписання КЕП як власне відповідних заяв, скарг, клопотань, так і підписання в аналогічний спосіб доданих документів, що містяться у прикріплених до звернень файлах. В разі прикріплення до звернень файлів, що містять документи, які первісно були створені в електронній формі (до прикладу, вчинений в електронній формі правочин), передбачається, що в електронній формі подається документ, підписаний ЕЦП або КЕП у момент його створення (оригінал електронного документа).

Додання до поданих в електронній формі документів доказів перевірки відповідних файлів на наявність ЕЦП або КЕП (до прикладу, протокол створення та перевірки кваліфікованого та удосконаленого електронного підпису, створений на офіційному веб-сайті Центрального засвідчувального органу Міністерства цифрової трансформації України (https://czo.gov.ua/verify) буде доречним і спростить вирішення технічних і процесуальних питань щодо відповідного звернення.